A tomada de decisões é uma constante na vida do ser humano, tomamos decisões a todo tempo. Levantar ou ficar um pouco mais na cama? Ir com uma camisa clara ou escura? Lanche ou refeição? Assistir TV ou passear? E se para essas necessidades de tomar decisão você tivesse um relatório te indicando a melhor decisão para aquele momento?

Relatórios gerenciais são uma ferramenta crucial para o andamento da sua área, através deles você terá a visibilidade sobre onde, como e quando deve atuar. Como nossa especialidade é Manutenção, vamos abordar como formatar um relatório que facilitará a você, gestor, tomar decisões com as informações que você precisa.

Um relatório gerencial deve fornecer ao gestor as informações dobre 3 interfaces da Manutenção: Atendimento ao Cliente, Saúde da Manutenção e Custos.

Primeiro, como formatar um relatório desses: Existem muitos softwares de manutenção que já fornecerão as informações que você precisam, mas caso você não tenha um software de Manutenção em sua empresa, será necessário você criar um banco de dados onde você consiga a informação dia a dia sobre as atividades realizadas, recursos utilizados, tempo de execução, áreas atendidas, custos levantados e materiais empregados. Esse banco de dados pode ser em uma planilha em excel se for o caso.

Com base nessas informações seu relatório poderá ser feito diariamente ou semanalmente, não mais do que isso para que não se perca a visibilidade da rotina da área. Se for diariamente você consegue ser mais rápido para sanar alguns problemas.

Atendimento ao Cliente - No relatório você precisa ter a informação de como seu cliente está sendo atendido, com informações sobre a disponibilidade dos seus equipamentos, número de chamados abertos por ele, número de chamados atendidos, principal parada ou atendimento e etc. Assim você consegue saber se sua área está cumprindo o seu principal sentido de ser, o apoio a produção.

Já abordamos sobre os Indicadores de Manutenção que compõe o Índice deSaúde da Manutenção, sendo eles Eficiência de Programação, Alocação de Recursos e Cumprimento do Plano. Eles devem estar presentes no seu relatório gerencial, pois te indicarão sobre a necessidade de aumentar ou diminuir sua equipe, definir melhor desenho de turnos, ver onde estão sendo colocados seus recursos, ver quais as maiores causas de não cumprimento das programações e etc.

Custos - Muitos gestores se desesperam quando ouvem falar de custos, principalmente na área de manutenção. Esse assunto merece um artigo a parte, mas hoje vamos apenas pincelar um pouco sobre como deverá aparecer em seu relatório gerencial. 

No seu relatório deverão conter as informações sobre os gastos com manutenção (se possível separados em preventiva e corretiva), informando o gasto real da data anterior, acumulado até a presente data,  meta programada até o período e tendência. Com essas informações você conseguirá ver onde pode aumentar ou diminuir seu investimento, saber para onde está indo seu orçamento e se é hora de mudar o foco. Lembrando sempre quem não gerencia não bate meta!

Dividir seu relatório pelas suas áreas de manutenção é outro ponto importantíssimo, com visão mais generalista você perde oportunidades de detectar falhas que estão setorizadas. Portanto é primordial dividir as informações do seu relatório pelas áreas que você tem, para ter um relatório mais específico e com informações mais concretas.

Com seu relatório contendo essas informações e contando com um setor de PCM estruturado te munindo de  informações confiáveis, sua tomada de decisão ficará bem mais facilitada. Vale a pena!

Tomar decisões baseadas em dados é muito mais fácil! Acredite!

Grande abraço!

Jerônimo Simeão Júnior