Duas coisas afundam uma empresa se não forem bem geridas: Pessoas e Processos.

O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial imprescindível para iniciar ou redesenhar um processo. Sua finalidade é definir os papéis de cada ator as ações e tarefas como um todo e identificar falhas para otimização.

Esta complexa ferramenta aprofunda no detalhe de cada operação e quando bem desenhada direciona o gestor para as falhas existentes e sua correção e ainda o auxilia na prevenção de erros futuros.

As maiores perdas nas operações são causadas por falhas quase imperceptíveis no processo.

Quando se fala em mapeamento de processos existentes, subentende-se que também o estamos auditando. Só que o foco do mapeamento não é a auditoria, mas sim o desenho de toda operação para que cada fase seja posteriormente analisada.

Existem, resumidamente, 3 fases de mapeamento do processo:

Fase 1: Diagnóstico

Fase 2. Execução

Fase 3: Revisão e Entrega

Durante a fase diagnóstica os gestores realizarão um brainstorming para levantar os principais problemas do processo atual, as vantagens, os indicadores, os custos, as entradas e saídas (inputs/ouputs) e o resultado que eles esperam daquela operação.

A Execução é a fase mais rica do mapeamento, pois durante sua realização é que todo processo será conhecido, mapeado e suas interfaces registradas. São 5 as etapas da execução:

  1. Entrevistas com os envolvidos
  2. Coleta de dados e documentos
  3. Observação das atividades
  4. Medição das ações (indicadores, tempos).
  5. Modelagem (desenho gráfico)

 

Para desenhar um processo, uma das ferramentas mais utilizadas são as metodologias PMBOK e BPM, sendo a BPM utilizada no software BIZAGI (veja imagem ilustrativa no início deste artigo)

Feito todo o mapeamento e desenho do processo iniciam-se as reuniões de acertos, ajustes e conhecimento. Nesta fase são tratados todos os achados do processo, validados e documentados. Eles servirão para oficialização e treinamento das equipes.

Mapear um processo é fundamental para reduzir retrabalhos, indicar os responsáveis de cada operação e garantir a continuidade da estratégia. Também é uma boa forma de aplicar as ferramentas da qualidade (PDCA, Ishikawa, Pareto) para gestão do negócio.

Ao mapear um processo tenham em mente as seguintes dicas:

  1. Não antecipe ou preveja resultados e nem ajuste o processo para um resultado esperado: isso distorce e apaga as pistas de melhorias a serem implementadas.
  2. Não deixe de treinar e capacitar: o processo desenhado precisa ser conhecido para que não volte a ser como era antes.
  3. Defina indicadores tangíveis: metas muito ousadas ou pouco arrojadas não alavancam as operações.
  4. Não interfira na execução do redesenho do processo: a interferência, além de coibir os colaboradores, faz com que etapas sejam puladas perdendo-se o ritmo do trabalho.
  5. Por fim, implemente! Um processo redesenhado e ajustado tem de ser implementado, do contrário será uma perda de tempo e dinheiro.

É importante ressaltar que nenhum processo é estático, por isso sempre devemos redesenha-lo a cada mudança para que o mesmo se reorganize.

Precisando de ajuda com seus processos, contate-me. Estou à disposição para ajudar.