Você sabe, quando abre aquele invite para uma reunião, já vai pensando em toda a chatice e gasto de tempo que aquela situação lhe fará passar.

Pior ainda é quando é você organizador, sabe que seu motivo é importante e válido, mas, não consegue fazer com que comprem sua ideia!

Muitas pessoas me pediram para abordar este tema em algum artigo, fico feliz por poder levar material de qualidade a cada um de vocês!

Então, para ajudar, vamos lá! Elaborei dicas eficazes para que sua reunião possa render, ser útil e trazer resultados.

Aproveite e comece a praticar!

1. 1. É mesmo necessário fazer uma reunião presencial para resolver este assunto? Para começar, estude detalhadamente se o motivo realmente pede um encontro pessoal ou, se pode ser resolvido de outra forma.
2. 2. Estabeleça horário de início, de término e cumpra! Iniciar no horário e concluir da mesma forma, mencionando a pauta com antecedência aos participantes mostra organização, assertividade e seriedade. O tempo é algo muito escasso atualmente, devemos respeitar. Faça um convite informando a tolerância de atraso e pedindo que seja cumprido o horário. Solicite também o que cada um deve levar e com o que contribuirá, informando a importância pelo bem da atividade e do trabalho em equipe.
3. 3. Escolha um local em que todos possam ter conforto, com o mínimo de infraestrutura, minimizando possíveis distrações ao longo do tempo.
4. 4. Evite desvios da pauta. Chame a todos para que o que foi acordado seja cumprido, deixando outros tópicos para momentos posteriores, anotando-os.
5. 5. Escolha as pessoas que realmente devem participar da reunião, analisando o papel de cada um. Veja se há convidados em excesso ou se falta alguém importante. Alguns podem apenas receber o resumo/ata, ao final? Convide pessoas chave que poderão informar aos demais o que será discutido, quando necessário. Não convide apena por cortesia, mas, tendo a certeza de que aquelas pessoas são estratégicas e farão diferença no momento.
6. 6. No caso de faltar algum convidado, tente enviar uma pauta do que foi acordado, decidido e do papel daquela pessoa que faltou, colocando-se disponível para conversar pessoalmente por 5 minutos, esclarecendo dúvidas.
7. 7. Estude previamente o tema e tenha segurança do que vai ser falado. Se não tiver certeza, convide alguém que sabe sobre o assunto para ajudá-lo a esclarecer pontos de dúvida.
8. 8. Cheque antes as disponibilidades de agenda. Pessoas com cargos de gerência ou direção normalmente têm horários mais comprometidos.
9. 9. Faça material de apoio, deixe claro o que será discutido, sem muitos slides ou papéis, mas, de maneira que fique clara a trajetória de toda a reunião.
10. 10. Definir o objetivo é tão importante quanto definir aonde se quer chegar, ou seja, deve-se focar no problema e nas possíveis soluções, anotando e pensando sobre todas.
11. 11. Faça sempre uma ata, importante para formalizar o que foi discutido e compromissos assumidos; veja neste link como fazer uma ata assertiva: http://thiagonasc.com/produtividade/atas-de-reunioes-como-fazer-de-forma-efetiva
12. 12. Acompanhe as ações que ficaram decididas na reunião, o que será realizado e qual o papel de cada um. Deixe claro, inclusive, descrito na ata.
13. 13. Se for o caso, mostre os custos com este projeto, processo e as necessidades de investimento de tempo e valores, salientando os benefícios e importância da decisão que será ali tomada.
14. 14. Deixe as pessoas tranquilas. Se elas souberem o que será discutido na reunião, não haverá sustos ou ansiedade prévia, o que acontece muito em momentos de mudança, implantações, demissões e/ou nova diretrizes.
15. 15. Estimule interatividade, não monopolize a fala e não deixe somente uma pessoa falar, troque, ouça, interaja! Faça o papel de moderador ou peça ajuda para que algum participante ocupe esta posição, dando voz a todos.
16. 16. Evite termos profundamente técnicos se os convidados não tiverem domínio desta linguagem. Em uma reunião todos devem estar alinhados, compreenderem e terem possibilidade de participar.
17. 17. Faça transições cuidadosas de um tópico ao outro, perguntando se todos compreenderam e se estão de acordo. Além disso, só siga adiante quando perceber que todos os participantes tiveram a chance de falar/participar, se assim desejarem.
18. 18. Reuniões longas pedem pausa para o café; cuide dos seus convidados! A sala é fria demais? O local não é conhecido? O prédio é distante da matriz? Avise antes sobre tudo isso.
19. 19. Para reuniões rápidas, use a modalidade “de pé”, assim todos estão cientes de que aquele assunto será discutido de forma ágil e exige respostas igualmente céleres.
20. 20. Não apenas acompanhe ações, mas, deixe todos a par delas ao longo do processo de conclusão de cada tarefa. Reuniões não devem gerar e-mails longos, mas, pequenos momentos de atualização do tema.
21. 21. Por mais tecnologia que tenhamos, nada substitui uma reunião presencial, se esta modalidade realmente for a acertada (releia o 1º tópico). Esta interação face a face é essencial, não apenas para a reunião funcionar, mas, para que diferentes equipes, pessoas e ideias possam ser apresentadas e levadas em consideração, afinal, estabelecer alianças é imprescindível no mercado de trabalho.
22. 22. Desenvolva uma apresentação em PPT ou outras ferramentas, mas, não deixe que isso seja o foco da reunião, somente um balizador.
23. 23. Cuidado com “aqui sempre foi assim”, “isso aqui nunca vai funcionar”, abra para brainstorming e estabeleça ambiente livre e aberto para comunicação, em que as ideias possam fluir de maneira confortável.
24. 24. Feche a reunião concluindo e resumindo o que foi acordado, abrindo para dúvidas e comentários finais. Quais são os próximos passos? Quem é responsável por cada um deles? Qual é o prazo para cumpri-los?
25. 25. Se for possível, mude o local do encontro, ele pode ser feito em uma cafeteria, restaurante, em meio às árvores?
26. 26. É possível reunir clientes, áreas distintas e pessoas de posições diversas numa mesma reunião? Isso fará com que diferentes pontos de vista sejam colocados em pauta e, mais ainda, que os participantes possam se aproximar, interagir e mais relações serem firmadas.
27. 27. Existem técnicas interessantes para deixar a reunião mais produtiva. Uma delas envolve o uso de cores, sendo que algumas pessoas cumprem diferentes papéis, por exemplo: o participante que está com um cartaz, cartão ou até um chapéu preto, somente enxerga as coisas pelo viés negativo, o que está com a cor branca, sempre de forma otimista, amarela se baseia somente em números, quase sem falar. Ainda o que usa a cor vermelha sempre opinará, mas sem se preocupar com dados concretos. Para finalizar, os que portam a cor verde são os que devem propor as ideias mais criativas e os de azul serão os organizadores do material/ideias discutidas.

Estas técnicas e exercícios permitem que a interação seja maior, que se diversifique a maneira pela qual as ideias são alcançadas, que as pessoas estejam mais descontraídas mas, ao mesmo tempo focadas na tarefa e que o ambiente fique mais acolhedor!

Pratique e depois me conte o resultado, suas reuniões nunca mais serão as mesmas!

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#LucianeVecchioConsultora

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