Resumo

 As empresas tem se preocupado e investido muito para que seus departamentos estratégicos sejam mais eficientes e lucrativos. Em momentos de crise, se faz importante eliminar as vulnerabilidades e criar condições de segurança para certos departamentos de uma organização. Algumas áreas da empresa são tidas como fator crítico de sucesso para determinadas atividades, o departamento de compras ou suprimentos é um deles. É de conhecimento de presidentes e diretores que a rotina de comprar, e estabelecer vínculo com fornecedores pode ser uma via para fraudes e negociações impróprias, que podem por em perigo a lucratividade e a perenidade de uma organização. Os perigos enfrentados giram em torno de compras indevidas com relação à qualidade e quantidade, contratação de serviços desnecessários ou muito caros, conluio de funcionários com fornecedores, desvios financeiros com utilização de propina ou ainda possibilitados por falhas humanas nos processos e procedimentos ou falhas em sistemas de gestão. Todo controle efetuado dentro de uma área chave deve estar voltado para identificar possíveis situações de riscos, avaliar e melhorar os processos tendo em vista mitigar a probabilidade de acontecimento dos eventos negativos que possam prejudicar o desenvolvimento da estratégia da empresa.

 Imaginem que todo fluxo operacional circula por suprimentos, seja para produtividade, manutenção em geral ou simples despesas. O cuidado com o controle deste departamento deve ser constante, pois, o volume financeiro negociado é alto, sendo que qualquer desvio pode prejudicar o resultado da empresa.

 Gestão do departamento de compras

 Podemos considerar como já citado, a área de suprimentos como um fator crítico de sucesso na companhia. Sua estratégia de controle e segurança deve ser alinhada com a Diretoria, esta por sua vez deve apoiar e ajudar a difundir o modo de operação para os demais colaboradores. Essa preocupação é fundamentada historicamente devido aos inúmeros riscos de fraudes envolvendo este departamento e seus profissionais. Como a circulação de fornecedores e mercadorias é toda efetuada nesta área, alguns compradores, supervisores ou até mesmo gestores de compras podem facilmente usar de métodos ilícitos para levar vantagem sobre as suas negociações. Estas vantagens ou benefícios podem ser conduzidas de maneira solitária, com colegas de trabalho ou em conjunto com fornecedores.

 Além das fraudes, o fluxo de compras também é fator de fundamental importância, uma compra mal feita pode perfeitamente molestar a empresa como se fosse um desvio financeiro intencional, mais uma vez podemos ver a estratégia de compras aparecendo como alicerce de função. A compra necessita ser segura por parte de colaborador e fornecedor que tem a obrigação de serem idôneos, deve também ser planejada de modo que seja bem negociada, com quantidades corretas e qualidade desejável.

Um conjunto de bons controles e planejamento adequado, bem como a qualificação e a correta escolha dos profissionais pode mitigar muito os diversos riscos presentes nas atividades do departamento de suprimentos de uma organização.

 Riscos e perigos

 Alguns departamentos em específico como suprimentos, no que tange as categorias, de serviços de marketing, manutenção e despesas gerais, estoques e frotas são facilmente alvos de fraudes por não possuírem um controle adequado. Falaremos sobre os riscos e perigos mais comuns de um departamento de suprimentos, são alguns itens que surgem como pontos de atenção para uma eficaz administração.

1 - Compras indevidas: São compras desnecessárias ou com qualidade inferior a desejada, pode ser por falta de capacidade técnica, falta de processos e procedimentos definidos, ou ainda por ato fraudulento;

 2 - Falta de competência técnica ao comprar: Falta de conhecimento por parte dos profissionais ou até mesmo por deficiência da estrutura do próprio departamento, este item engloba planejamento mal feito;

•  Desatenção às obrigações contratuais: Relacionado com a falta de compromisso entre a empresa e fornecedores no que tange o atendimento às condições estabelecidas em contrato, como prazos de entrega, ajuste de preços, garantia de entrega, qualidade de fornecimento e tudo aquilo que possa ser incluído num contrato de fornecimento, muitas vezes não se faz contratos, desta forma a empresa fica vulnerável e também tem dificuldades em requerer judicialmente seus direitos, caso necessite;

 3 - Substituição de fornecedores: A preocupação é em relação à continuidade das compras para manter o negócio da empresa, manter sempre fornecedores aptos a fornecer o que se necessita, não criar vinculo somente com um fornecedor, que passa a ser único, podendo falhar na entrega em algum momento. Esta condição também tende a facilitar as fraudes, pela criação de vínculos entre comprador e vendedor.

 4- Indisponibilidade de sistema: Refere-se ao impacto da falta de sistema nas operações de toda a empresa, aqui tratando do ato de comprar, pode causar danos de controle de aquisição de insumos e/ou processar cálculos de quantidades de maneira incorreta, prejudicando assim o sistema financeiro da organização ou a continuidade do negócio;

 5 - Fraudes: Aqui vários tipos de atos dolosos contra a empresa podem ser observados:

• Fraude de Propina – O comprador da empresa em conluio com o fornecedor prepara uma sequencia de compras com ou sem necessidade, onde depois recebe uma parte dos exorbitantes valores pagos pelos produtos. Normalmente as empresas utilizam-se de artificio denominado “cobertura”, onde na cotação de valores um fornecedor dá seu preço combinado com os demais concorrentes para ludibriar gestores e controles.
• Fraude Crônica – Este tipo de fraude normalmente é de conhecimento do gestor do departamento, que acaba fazendo vistas grossas para ter benefício próprio, e até mesmo para evitar problemas com o fraudador que na maioria das vezes trabalha há muitos anos na empresa, sendo assim pode achar que o impacto da fraude é menor que o impacto de uma reestruturação departamental.
• Fraude no sistema de informações – O funcionário que tem conhecimento profundo do sistema da empresa sabe de suas falhas e vulnerabilidades, bem como das deficiências de estrutura nos controles, através disso o fraudador faz uso dessas situações para criar falsos cadastros e parceiros de compras e serviços no intuito de desviar valores da empresa.
•  Desabastecimento de mercado: Falta de insumos, produtos ou serviços que façam parte do negócio da empresa, tal situação pode causar interrupção da operação, nesta situação também se deve considerar fornecimento de água e energia elétrica que é fundamental para alguns segmentos corporativos.

 Como evitar que os perigos de concretizem

 Os empresários devem tomar alguns cuidados para evitar ou reduzir que os perigos e riscos se concretizem. Contratações de profissionais com expertise de formular e efetuar auditorias baseadas em riscos, que podem diagnosticar situações de perigo e sugerir medidas mitigatórias, sejam elas relacionadas a controles internos, modificação de processos ou reestruturação de áreas.

A auditoria baseada em riscos tem como objetivos.

1. avaliar as condições existentes na área;
2. identificar os fatores de riscos, e
3. sugerir medidas de estruturação.

Também é possível executar apenas as analises de riscos dos departamentos ou das funções, esta operação independe da execução da auditoria, pode ser produzida pontualmente, sob demanda de necessidade ou fazer parte de um planejamento estratégico. A análise de riscos verte para identificação das probabilidades de um evento que possa prejudicar a empresa acontecer, e demonstra os impactos operacionais ou financeiros destas situações adversas.

Outro fator importante relacionado prevenção é a constante observação do comportamento dos funcionários. Um comportamento inadequado ou fora do padrão normal daquela pessoa pode indicar riscos de várias naturezas, muitas vezes um colaborador descontente ou com muito tempo na mesma função pode criar situações negativas para a empresa. Para novos colaboradores é importante avaliar sua conduta na entrevista, bem como pesquisar sua vida pregressa no intuito de conhecer melhor o padrão do candidato.

O ultimo ponto deste item é a segregação das funções relacionadas a suprimentos, quem planeja a produção, controla os estoques e contrata os serviços jamais deve ser o negociante das operações, também não deve aprovar requisições e/ou pedidos. Estes devem apenas requisitar os materiais a serem comprados mediante as necessidades reais de utilização, todo o resto da cadeia deve seguir fluxo estabelecido em politicas e procedimentos, com utilização de níveis hierárquicos de aprovação e liberação das compras, bem como, dependendo da estratégia da organização, implantar aprovação por níveis de alçada para determinados valores ou tipos de aquisições.

 Conclusão

Concluo este artigo promovendo a importância de um departamento de suprimentos para uma empresa, suprir as necessidades do negócio é fundamental para manutenção da operacionalidade e continuidade das atividades fins da companhia. Cuidar desta área pode garantir que a empresa não sofrerá com acontecimentos inesperados, historicamente é impossível bloquear todos os riscos e situações negativas, porém, pode-se trabalhar para não ser pego de surpresa, estar preparado para as situações adversas é garantir a perenidade empresarial e continuidade do negócio. Atualmente a gestão de riscos passou a fazer parte integrante de uma boa administração, essa interação possibilita uma melhoria nas tomadas de decisões dos empresários e norteia o nível estratégico da organização, demonstrando as situações de perigos e os cuidados necessários na preparação de seu planejamento, seja ele a curto, médio ou longo prazo.

Mauricio Roncato

MBA - MASTER IN BUSINESS ADMINISTRATION em Gestão de Riscos Corporativos pela FAPI – FACULDADE DE ADMNISTRAÇÃO SÃO PAULO BRASILIANO & ASSOCIADOS. Certificado em GCN – Gestão da Continuidade de Negócios pela Brasiliano & Associados – FAPI FACULDADE DE ADMNISTRAÇÃO SÃO PAULO. Certificado PERITO JUDICIAL TRABALHISTA, pela Lex Magister. Certificado em LEAN MANUFACTURING, pela Ótima Estratégia e Gestão Empresarial. Palestrante da Next Business Media – CorpRisk nas áreas de GRC, Fraudes e BCP (Business Continuity Plan). Graduado em Ciências Contábeis pelo Centro Universitário Nove de Julho, Economista, Gerente de Riscos e Compliance da empresa Libbs Farmacêutica Ltda. Responsável há 6 anos pelas áreas de Compliance, Auditoria Interna, Ouvidoria e Riscos Corporativos. Atua em relação ao cumprimento dos controles internos, no combate a fraudes, desvios de informações, medicamentos e responde pelo Programa de Compliance da organização. Na contabilidade atuou durante 17 anos na área tributária, desenvolvendo-se em planejamento tributário nos ramos de comércio, indústria e serviços. Possui profundo conhecimento em implantação de sistemas integrados (SAP, Microsiga, RM e PLACOMP), no que tange as áreas tributárias e de finanças. Autor de diversos artigos e da Teoria da Estrela da Fraude. Professor, palestrante e seminarista abordando assuntos relacionados à Fraude, Compliance, Código de Conduta, Ética Empresarial e Canais de Denúncias.