A gestão não pode se fixar apenas em planos de ações emergenciais, indicadores semanais ou mensais e redefinição de processos sem manter tudo isso detalhadamente escrito e compilado. Para cumprir esta agenda é necessário o registro contínuo e eficaz das Análises críticas do processo.

Análises críticas são apontamentos sobre os resultados de indicadores e contêm um histórico de ações pendentes, realizadas e previstas. Quanto mais detalhada a análise melhor é a gestão do processo e mais chances o gestor tem de definir ações corretivas.

As análises são históricos dos resultados de ações, evidências do trabalho realizado e uma fotografia do processo naquele período

Quanto mais bem documentados os registros dos indicadores, melhor será a análise crítica dos mesmos e mais eficaz será o registro do plano de ação. Abaixo descrevo um metodologia de análises críticas que pode auxiliar no mapeamento dos processos:

1. Logo após enumerar os indicadores, com seus resultados e tendências, calcule o % de indicadores com tendência favorável ou constante. Esta ação é o cabeçalho da análise crítica e mostra a criticidade dos processos envolvidos.
2. Crie um campo de ações, onde você descreverá as situações das ações anteriores: Ações pendentes, realizadas e em andamento. Este campo traz para o presente as ações criadas na análise passada e indicam a maturidade do processo.
3. Analise criticamente enumerando as causas do sucesso dos indicadores com metas alcançadas: Enumere ações que resultaram em êxito, boas práticas e tendências para o próximo período.
4. Analise o cenário dos indicadores com metas não alcançadas: Exponha os motivos, as causas, detalhe um a um e demonstre o que aconteceu em um curto período de tempo (trimestre, por exemplo) com aquele indicador. Se possível cite o percentual de melhora/piora do índice em relação aos meses anteriores e qual são as projeções para o trimestre futuro.
5. Causa raiz: A causa raiz é um conjunto de situações que levaram aos resultados não alcançados. Você pode escolher um ou mais indicadores para analisar diretamente. Utilize as metodologias de Pareto, 5W2H, Ishikawa, MASP ou outro mais adequado. A causa raiz não deve ser extensa e nem abarcar muitos indicadores, pois ela é um somatório de causas para um mesmo problema.
6. Enumere, por fim, as ações para serem trabalhadas na próxima análise.

As análises críticas devem ser realizadas mensalmente, após o fechamento dos indicadores e expostas em uma reunião mensal para a Alta Direção de forma que os resultados sejam conhecidos e os planos sejam acompanhados e monitorados. O SGQ deve acompanhar os indicadores com alta frequência de metas não alcançadas e intervir com planos de ação mais robustos ou até mesmo mudança do processo e auxílio à gestão.

Resumindo o pensamento de Deming, se não monitoramos o que medimos com certeza não gerenciaremos bem os processos  que estamos envolvidos.