Uma ferramenta de compras que traz agilidade no processo de cotação de preços e traz agilidade e eficiência no abastecimento de farmácias vem atraindo a atenção do setor. O Minha Melhor Compra (MMC), da Procfit, acaba de ganhar novas funcionalidades para atrair também pequenas redes e o varejo independente.
Atualmente, a plataforma reúne mais de 50 fornecedores, entre distribuidoras e operadores logísticos (OLs) ativos, realizando vendas para mais de 4 mil farmácias. “Temos desde grandes redes até lojistas de menor porte que efetuam compras todos os dias por meio do MMC”, explica Oscar Ferauche, gerente de desenvolvimento do Cosmos Pro, unidade de negócios da Procfit.
Entre as vantagens da ferramenta estão a agilidade no processo de compras, melhor gestão de estoque, diminuição de trabalhos manuais, além da facilidade da integração com os diferentes softwares de ERPs existentes no mercado.
“O MMC já é comercializado com um serviço dentro dos sistemas PBS Enterprise e PBS Standard, da Procfit, podendo também ser utilizado em diferentes softwares do mercado por meio de sua integração com ERPs via API. Outro ponto positivo é que todo o processamento de pedidos e ciclagem fica dentro da plataforma, o que constitui uma vantagem para as farmácias e fornecedores de ERPs, pois não terão o peso desses processamentos em seus servidores e ferramentas”, ressalta Ferauche.
Como a ferramenta controla o abastecimento de farmácias
O MMC permite controlar a ruptura nas farmácias por meio da reposição do estoque de forma automática. O sistema viabiliza uma varredura junto a diferentes fornecedores em todo o ciclo que se inicia com a sugestão de compra, ranqueamento de preços, envio do pedido até a efetivação da venda.
Sem o auxílio da ferramenta, o responsável pelo departamento de compras da farmácia precisa entrar em contato com um representante pedindo uma cotação. Ele vai fazendo esse procedimento sucessivamente até ter os orçamentos em mãos e, posteriormente, decidir quais fornecedores ele vai contratar. Geralmente é um processo demorado e que leva metade do dia para ser cumprido.
Já a plataforma do Minha Melhor Compra captura diariamente a tabela de preços dos fornecedores. Assim que ela recebe a sugestão de compras da farmácia, o sistema faz a cotação automática ranqueando os produtos que têm os melhores preços. Com a programação de compras fechada o sistema pega todos os itens do ranking 1, gera o pedido e envia para o fornecedor.
“A ferramenta vai comprando, gerando um relatório que indica tudo o que está sendo enviado e recebido e os fornecedores que atrasam a entrega são sinalizados para eventuais cobranças sobre o motivo da demora. O mais interessante da ferramenta é que ela já está integrada com o ERP da farmácia, sem necessidade de ficar importando arquivo”, acrescenta Ferauche.
Modalidades
Para cada sugestão de compras que a farmácia sobe na plataforma, o MMC realiza o processo de acordo com modelos definidos: cotação automática, ordem pré-definida automática e cotação manual. Recentemente a ferramenta passou a disponibilizar o modelo de ordem pré-definida manual e a cotação web. “Com essas novas funcionalidades saltamos de 120 mil pedidos diários para mais de 200 mil”, avalia o executivo.
Cotação automática – O sistema busca o melhor preço de cada produto e decide a compra de acordo com a disponibilidade de cada fornecedor seguindo sempre a ordem do ranqueamento.
Ordem pré-definida automática – Nesse modelo a farmácia define de quais fornecedores ele prefere comprar primeiro, sem que seja necessário fazer a cotação.
Ordem pré-definida manual – Criada a partir da necessidade de farmácias menores olhar a programação de compras antes de efetuar o pedido, até em função do limite mínimo estabelecido pelos fornecedores.
Cotação web visa integrar fornecedores de perfumaria
Também atendendo as solicitações das varejistas, a cotação web foi criada para integrar fornecedores do segmento de perfumaria. “Muitas destas empresas são de pequeno porte e ainda não dispõem de tecnologias que permitam o processo automático de ciclagem. Por conta disso, desenvolvemos esta modalidade na qual a farmácia encaminha sua sugestão de compras, o sistema envia um e-mail para esses fornecedores informando que eles podem acessar a plataforma e preencher a lista com os preços e a quantidade de itens disponíveis”, explica.
A farmácia acompanha todo o processo por uma tela de monitoramento, observando quais fornecedores estão respondendo, podendo aguardar o preenchimento completo de todas as empresas ou fechar a cotação no momento em que desejar.
Processo abriu portas para redes pequenas expandirem o mix
Em função do volume alto de pedidos diários, o MMC também consegue um estreitamento maior no relacionamento com os fornecedores, o que abriu muitas portas para algumas redes pequenas que não tinham acesso a este tipo de negociação.
“Alguns de nossos clientes tinham dificuldade na comunicação com determinados fornecedores e OLs e não chegavam a ser atendidos. Um diferencial da nossa equipe é o apoio que damos às varejistas durante o projeto, intermediando esse contato, possibilitando a ampliação do sortimento da loja”, finaliza.
